Como preparar uma viagem de negócios com aluguer de carro incluído? 10 dicas infalíveis

Da preparação das reuniões à estadia, das rotas ao aluguer do automóvel, esta logística pode dar algumas dores de cabeça. É preciso planear com antecedência cada detalhe para que a sua viagem de negócios seja produtiva.

Descubra neste artigo como simplificar a organização da sua viagem de negócios com serviço de aluguer de carros, sem esquecer os briefings para as reuniões e até os imprevistos.

Continue a leitura e transforme as nossas dicas numa checklist para as próximas viagens.

Quais as vantagens de incluir o aluguer de carro na sua viagem de negócios?

Uma das principais preocupações numa viagem de negócios são as deslocações durante a estadia, chegar a horas aos compromissos e manter-se sempre apresentável em cada reunião.

É por isso que o serviço de aluguer de carros é tão requisitado neste tipo de viagens.

Algumas das vantagens são:

• Autonomia - tem liberdade para se deslocar quando e como quer, e permite chegar aos compromissos de forma rápida e eficiente.
• Flexibilidade - ao alugar um automóvel pode escolher o modelo mais adequado a cada viagem, seja em termos de espaço, conforto ou características técnicas.
• Conveniência - nunca dependerá de horários de transporte público ou serviços de táxi.
• Poupança de tempo e dinheiro - o aluguer de um carro pode evitar custos adicionais e imprevistos durante o deslocamento.

Como organizar a viagem de negócios sem deixar nenhum detalhe ao acaso?

Para organizar uma viagem de negócios precisa saber quanto pode gastar. Por isso, defina um orçamento para as despesas com a viagem, tais como:

• Estadia;
• Alimentação;
• Voos (se aplicável);
• Aluguer de carros.

NOTA: Confirme as condições da empresa para viagens corporativas para receber o reembolso dos gastos.

Depois de fixar o orçamento, siga os próximos conselhos.

1. Planeie a viagem com antecedência

Um bom planeamento é essencial para evitar contratempos durante a viagem.

Por isso, faça uma lista com todos os detalhes, incluindo o objetivo, datas, horários de voos, aluguer de carro e reservas de hotel.

2. Marque a sua estadia perto do local de reuniões

Se precisa de estadia para a sua viagem de negócios, opte por um alojamento próximo dos locais onde terá as reuniões ou os compromissos de trabalho.

Assim reduz o tempo gasto em deslocações e evita atrasos, o que tornará a sua viagem mais eficiente.

3. Alugue o veículo certo

Compare os preços e escolha uma empresa de aluguer de carros reconhecida.

E quando selecionar o veículo considere a ocasião, por exemplo, alugar carros de luxo para fechar um negócio importante, económicos para poupar na viagem ou superiores para oferecer conforto a eventuais passageiros.

4. Garanta acesso à internet

Ter acesso à internet numa viagem de negócios é imprescindível para comunicar com colegas, aceder a informações importantes e utilizar o GPS durante a condução.

O ideal é usar um hotspot portátil e evitar redes de wi-fi públicas para garantir a segurança dos seus dados e dos conteúdos confidenciais da empresa.

5. Verifique a agenda de compromissos

Um ou dois dias antes da viagem dê uma vista de olhos na sua agenda e reveja os seus briefings, conteúdos e discursos para as reuniões e eventos importantes.

Caso haja alterações de última hora, ainda tem tempo para fazer ajustes.

6. Confira os trajetos

Confirme o serviço de aluguer de carro, o local de levantamento da viatura e prepare as deslocações.

Descubra as rotas mais eficientes para chegar ao seu destino através de aplicações de GPS ou plataformas como o Waze, bastante popular em Portugal.

7. Prepare a mala de viagem

Primeiro escolha o tamanho da mala e se vai viajar de avião opte por uma medida padrão para evitar taxas adicionais.

Organize a sua mala com roupa formal adequada às reuniões, inclua roupa prática, pijama e artigos de higiene pessoal.

DICA: Confirme as previsões do tempo, caso esteja frio, leve vestido um casaco quente clássico que combine com a restante roupa, assim não ocupa espaço na mala.

8. Lembre-se dos carregadores dos seus dispositivos

Veja a sua bagagem antes de sair de casa e confirme se tem os seus carregadores. Ficar sem bateria a meio da viagem será um pesadelo.

Porém, se a viagem for longa, aconselha-se o uso de powerbanks, estes carregadores portáteis podem evitar contratempos de falta de bateria e manter a produtividade.

9. Organize as facturas com as despesas

Guarde todas as faturas e recibos de despesas e mantenha-os organizados. Isso facilitará o processo de reembolso de despesas após a viagem.

10. Prepare-se para imprevistos

Situações como atrasos de voos, perda de objetos de valor ou contratempos com a estadia podem causar stress, mas imprevistos acontecem.

Talvez um seguro de viagem seja uma boa ideia, dependendo do sítio para onde vai e qual a duração da estadia. Já diz o ditado: “mais vale prevenir do que remediar”.

Confie à Drivalia o aluguer do seu carro para a viagem de negócios

Ao seguir os conselhos deste artigo, organizar as suas viagens de negócios torna-se uma tarefa simples.

E para as suas deslocações, conte com o serviço de aluguer de carros da Drivalia.

Temos uma frota de veículos diversificada, estamos localizados de norte a sul do país e dispomos de soluções à medida das suas necessidades.

Disponibilizamos também um atendimento personalizado para solucionar qualquer eventualidade durante a sua viagem.

Reserve já o seu carro com a Drivalia e desfrute de uma viagem de negócios bem-sucedida!